Iniziare ad usare Zoom Cloud Meetings

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avatar zoomZoom Cloud Meetings, semplicemente conosciuta come "Zoom", è l'app per video conferenze che forse deve al periodo della quarantena dovuta alla Sars-Cov-2 la sua più rapida diffusione.

Avendo necessità di un sistema affidabile e che consenta nella sua semplicità di gestire conferenze e videochiamate che comprendono gruppi nutriti di persone, sistemi come Zoom ma anche i suoi concorrenti come Webex di Cisco hanno fatto la loro fortuna in un periodo dove la comunicazione tecnologica è diventata una via obbligata e non solo per mestiere.

I suoi punti di forza sono molti e basta usare Skype o altre app che fanno più o meno la stessa cosa per rendersi conto del perché Zoom è una scelta migliore, soprattutto se dovete gestire più di quattro connessioni.

Se lo usate con un buon numero di partecipanti a colpo d'occhio vi renderete conto che la gestione degli utenti è molto più smart e intuitiva che in altri programmi o app concorrenti.

Si può infatti passare dalla modalità di "visualizzazione a griglia" o "grid view", dove è possibile vedere in piccoli riquadri il video di ognuno dei partecipanti, alla modalità "speaker view" che consente appunto di visualizzare volta per volta il solo utente che in quel momento ha la parola.

In particolare, ho apprezzato che la visualizzazione a griglia è facilmente gestibile anche sullo schermo degli smartphone, in quanto l'app suddivide i partecipanti in schermate che contengono gruppi di 4 partecipanti. Ognuna di queste può essere poi visualizzata scorrendo con le dita a destra o a sinistra dello schermo.

Su un monitor PC, gli utenti visualizzati per schermata sono di più il che consente di gestire facilmente anche più di 50 connessioni.

Inoltre l'host o colui che da il via alla video conferenza (meeting) ha la facoltà di dare la parola a chi desidera o di chiudere il microfono dei partecipanti in maniera selettiva. Ciò è senz'altro utile in ambito lavorativo o se avete bisogno di ricorrere allo smart-working.

Altra cosa utile è il poter condividere lo schermo (sia via PC che smartphone) con gli altri partecipanti. Quest'ultima possibilità però richiede una buona qualità di connessione soprattutto se si trasmettono video.

Nella versione a pagamento inoltre l'host può eleggere altri collaboratori a "co-host". Questo consente di poter collaborare in una video conferenza avanzata con un numero elevato di persone mettendo a disposizione risorse ed elementi dei vari dispositivi connessi al meeting.

Nella mia esperienza personale ho usato Zoom per meeting dove hanno partecipato più di 70 dispositivi per delle video conferenze online. Grazie a Zoom è stato possibile interagire agevolmente senza intoppi anche laddove i partecipanti non erano proprio avezzi alla tecnologia anche grazie ad alcuni accorgimenti per chi non possiede un dispositivo elettronico o un telefono adatto:

Zoom via telefono?

Zoom Cloud Meetings consente infatti di poter partecipare alla conversazione da telefono chiamando  un numero fisso (nazionale) e inserendo poi il codice della conversazione seguito dal tasto cancelletto (#) e poi iniziare l'ascolto premendo una seconda volta cancelletto (#).

Qui sotto potete scaricare la guida in PDF per collegarvi ad un meeting Zoom attraverso il telefono tradizionale:

Installare Zoom Cloud Meetings

Per poter partecipare o iniziare una conversazione (meeting) è necessario che predisponiate il vostro dispositivo o computer installando l'app. A dire il vero non è proprio indispensabile in quanto potenzialmente potreste partecipare anche usando il browser. Ma per una più affidabile connessione è consigliabile l'installazione dell'app.

Per installare l'app nei dispositivi mobili basta cliccare sui seguenti link in base alla tipologia di device da voi usato:

Se avete un dispositivo Apple:

https://apps.apple.com/it/app/zoom-cloud-meetings/id546505307

Se avete un dispositivo Android:

https://play.google.com/store/apps/details?id=us.zoom.videomeetings

Ho predisposto un video su YouTube che mostra come installare l'app Zoom su un dispositivo Android

Se desiderate collegarvi da PC (Windows):

https://zoom.us/client/latest/ZoomInstaller.exe

Una volta installata l'app, siete quasi pronti per poter avviare conferenze o partecipare alle conferenze alle quali sarete invitati...

Creare un account in Zoom

Anche se non obbligatorio, consiglio di creare un account Zoom per poter salvare le proprie preferenze d'uso nell'app.

Il video seguente spiega come creare un account Zoom sfruttando il proprio account Google su di un telefono Android:

Alcune impostazioni che semplificano la vita

Una volta creato l'account Zoom, è possibile impostare alcune preferenze di base: alcune semplificano davvero la vita.

Zoom infatti di default, non salva il vostro nome. Impostarlo nel profilo farà in modo che non vi venga richiesto ogni volta che accediate ad un meeting.

Altra funzione utile da impostare, è fare in modo che l'app connetta in automatico l'audio del vostro dispositivo alla conferenza. Una delle cose fastidiose di Zoom infatti è che di default, non viene connesso l'audio e si è obbligati ad agire sull'icona a forma di auricolare in basso a destra e cliccare poi sull'opzione Join via Device Audio. Quest'ultima azione, non è di così immediata comprensione specie per chi non è amante della tecnologia. Spesso mi ha obbligato ad interventi telefonici e lunghe spiegazioni per venire a capo del problema.

Il video spiega come impostare Zoom in modo "ottimale" per evitare inutili intoppi:

Avviare una conversazione o meeting

Una volta impostata l'app è ora di iniziare ad usarla. Potete avviare un meeting o accettare un invito ad uno già iniziato.

Per iniziarla è molto semplice. Basterà dall'interfaccia dell'app cliccare sull'unico pulsante di colore arancio: "New meeting":

Invitare partecipanti ad un meeting

A meeting iniziato, l'invito lo si può mandare attraverso un link generato dall'applicazione cliccando su Partecipanti ("Participants" in basso allo schermo) e poi sul pulsante "Invite".

Il link alla conversazione può essere inviato via mail, WhatsApp, attraverso SMS o altro mezzo in modo da raggiungere tutti indipendentemente dalla piattaforma usata dal vostro interlocutore.

Infatti l'invito può essere anche copiato in forma testuale ed inviato in qualunque maniera desideriamo.

Nel video qui sotto, potrete vedere nella pratica come procedere nell'inviare un link di invito attraverso l'app di messaggistica istantanea "WhatsApp":

Se diversamente siamo dalla parte di chi riceve l'invito a partecipare da parte dell'host o creatore del meeting, si può accedere in pochi tocchi (o click) alla conversazione:

Collegarsi ad un meeting con ID e Password

Ci si può collegare anche senza invito pur essendo però in possesso delle credenziali (ID Meeting e Password) che vi devono essere fornite dall'host o creatore del meeting.

Nel video qui sotto potete vedere nella pratica come fare:

Se preferite potete vedere come fare dal piccolo tutorial di cui trovate il link qui sotto:

A meeting iniziato...

Come già accennato prima, durante la conversazione vi sarà possibile cambiare (switch) la modalità di visualizzazione da "Griglia" o "Gallery view" a "Speaker view", rinominarvi attraverso la lista dei partecipanti (Participants), spegnere il vostro microfono e la vostra fotocamera agendo semplicemente sui pulsanti che ne richiamano la forma in basso allo schermo.

Considerazioni

Se lo avete usato, di certo sarete d'accordo con me che Zoom è fatto veramente molto bene e merita senz'altro una possibilità.

Una nota dolente, è che l'app non è per il momento tradotta in italiano e bisogna adattarsi un po' all'inglese cosa che può mettere in difficoltà persone che non sono estremamente avezze alla lingua anglo-sassone.

Ricordo inoltre che la versione gratuita consente conversazioni di soli 40 minuti. Se optate per la versione a pagamento, per soli 17 € non avrete limitazioni di tempo e avrete feature in più per poter gestire professionalmente i vostri meeting online.

Sperando l'articolo vi sia stato utile, vi auguro buon meeting!

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